ทุกวันนี้อินเตอร์เนตเข้ามามีส่วนร่วมกับการสมัครงานเป็นอย่างมาก ซึ่งหากเราสามารถใช้อินเตอร์เนตได้อย่างถูกต้อง ถูกวิธี โอกาสที่เราจะได้งานเร็ว ได้งานดี หรือเรียกเงินเดือนได้สูงก็ย่อมเป็นไปได้เสมอ ด้วยเหตุนี้ คนส่วนใหญ่จึงมักใช้ช่องทางอินเตอร์เนตในการสมัครงาน โดยการส่ง 'อีเมล' (email) แทนการส่งจดหมายแบบเดิมๆ ซึ่งแน่ใจได้ว่าจะส่งตรงถึงผู้รับได้อย่างแน่นอนและรวดเร็วเพียงปลายนิ้ว
การใช้อีเมลในการสมัครงานควรจะต้องมีรูปแบบให้เป็นทางการมากที่สุด เพื่อแสดงถึงความเป็นมืออาชีพหรือสร้างภาพลักษณ์ที่ดีในสายตาผู้รับสมัครงาน ที่สำคัญควรเป็นภาษาอังกฤษด้วย การทราบเกล็ดเล็กเกล็ดน้อยในการสมัครงานผ่านอีเมลจึงกลายเป็นเรื่องสำคัญที่ผู้สมัครงานทุกคนควรทราบ เพื่อความแน่ใจมาดูกันหน่อยดีกว่าว่าอีเมลสมัครงานของคุณนั้นเหมาะสมแล้วหรือยัง?
1. อย่าใช้ชื่ออีเมลแบบเด็กอมมือ
ชื่ออีเมลสำคัญไม่แพ้เนื้อหาข้างในเลย ดังนั้น หากคุณต้องการจะสมัครงานอย่าใช้ชื่อแบบคิคุอาโนเนะเหมือนที่เคยใช้ตอนวัยรุ่น แต่ควรใช้ชื่อจริงหรือนามสกุลจริง โดยไม่ต้องมีตัวเลขหรือตัวอักษรพิเศษใดๆ การตั้งชื่อเมลที่เป็นทางการจะทำให้คุณดูเป็นมืออาชีพมากขึ้นอีกมากเลย
2. ชื่อเรื่องชัดเจน
ผู้รับจะไม่มีทางรู้เลยว่าอีเมลที่คุณส่งไปหาเขาคืออะไรและอาจจะไม่คิดเปิดมันถ้าคุณไม่ระบุชื่อเรื่องให้ชัดเจน ซึ่งนี่จะทำให้คุณเสียโอกาสในการสมัครงานไปเลย ในขณะเดียวกัน การใช้ชื่อเรื่องอย่าง “Important! Read Immediately!!” หรือ “Quick question” ก็ยิ่งสร้างความงงงวยให้แก่ผู้รับไปใหญ่ ดังนั้นชื่อเรื่องที่เหมาะสมจึงควรเป็นการระบุจุดประสงค์ของอีเมลอย่างสั้นและกระชับ เช่น “Meeting on March 12th ” หรือ “Job Application : …(ชื่อของคุณ)…” เป็นต้น
3. เริ่มต้นด้วยการทักทาย
การเริ่มต้นเนื้อหาข้างในอีเมลควรเริ่มด้วยการทักทายก่อนเป็นอย่างแรก ซึ่งการเขียนอีเมลสมัครงานแบบทางการควรจะมีความเข้มงวดมากขึ้นมาหน่อย โดยหากคุณทราบชื่อผู้รับ ให้เขียนว่า Dear Mr.,Dear Mrs., Dear Miss.หรือ Dear Ms. ตามด้วยนามสกุล ไปเลย แต่ถ้าไม่ทราบให้ใช้คำว่า Dear Sir. /Madam. แทน
4. บอกจุดประสงค์ให้แน่ชัด
การเขียนอีเมลสมัครงานครั้งแรก ควรเริ่มต้นด้วยการแนะนำตัวเองในย่อหน้าแรกก่อน เพื่อให้ผู้รับทราบว่าเราเป็นใคร รวมถึงบอกจุดประสงค์ที่เขียนอีเมลมาหรือเจออีเมลนี้ได้อย่างไร
ยกตัวอย่างเช่น ”My name is Earl Rivers. I'm contacting you to apply for the administrative assistant position listed on CareerXYZ.com.เป็นต้น
5. เขียนข้อความตามจริงและกระชับ
คงจะเป็นเรื่องเสียเวลามากๆ ถ้าผู้รับอีเมลต้องอ่านข้อความพรรณาโวหารของคุณโดยไม่รู้ว่าส่วนสำคัญอยู่ตรงไหน ดังนั้นคุณจึงไม่ควรเขียนข้อความติดกันเป็นพืด แต่ควรแบ่งย่อหน้าต่าง ๆให้ชัดเจนเพื่อให้ดูเป็นเหตุเป็นผลและอ่านได้ง่าย แต่ไม่ควรมีมากเกินกว่า 5 ย่อหน้า และแต่ละย่อหน้าก็ไม่ควรเกิน 5 บรรทัด รวมถึงการใส่เครื่องหมาย ; ระหว่างย่อหน้าด้วย
[ads]
6. รู้จักกล่าวขอบคุณ
ก่อนจบบทสนทนาในอีเมล ควรกล่าวขอบคุณผู้รับที่สละเวลาพิจารณาอีเมลของเราด้วย โดยอาจจะพิมพ์ว่า “Thank you for your patience and cooperation” หรือ “Thank you for your consideration” แล้วตามด้วย “If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know” และ “I look forward to hearing from you”
7. ปิดท้ายให้เลิศ
ก่อนจะลงชื่อตัวเองเป็นการปิดท้าย ควรมีคำลงท้ายแสดงถึงความเคารพให้ดูมีมารยาทด้วย เช่น “Best regards”, “Sincerely” และ “Thank you” แต่ให้พยายามหลีกเลี่ยงคำว่า “Best wishes” “Cheers” “With love” “Bye” “Ta Ta” ซึ่งแสดงความสนิทสนมที่มากเกินไป
8. ตรวจสอบให้รอบคอบ
ก่อนที่จะกดปุ่มส่งอีเมลควรอ่านทวนข้อความทั้งหมดอีกครั้งหนึ่ง เพื่อตรวจสอบดูว่าคุณได้พลาดส่วนสำคัญตรงไหนไปบ้างหรือไม่ ตรวจเช็คตัวสะกด ไวยากรณ์ โดยอาจตรวจเช็คผ่านโปรแกรมต่าง ๆหรือให้ผู้เชี่ยวชาญช่วยดูให้ จะได้ไม่ผิดพลาดและดูมีความเป็นมืออาชีพมากที่สุด
หากมีเอกสารหรือรูปภาพที่ต้องการแนบ ให้พิมพ์บอกผู้รับในเนื้อหาข้อความหลักตั้งแต่แรกเพื่อให้เขารับทราบและเปิดไฟล์รูปของคุณดู นอกจากนี้ควรตั้งชื่อไฟล์ที่แนบมาให้ชัดเจน เพื่อไม่ให้ผู้รับคิดว่าเป็นไวรัส
เพียงเท่านี้ก็จะช่วยให้คุณโดดเด่นและมีโอกาสได้รับงานมากกว่าผู้สมัครคนอื่นๆแล้ว ลองนำไปใช้กันดูนะคะ
ขอบคุณข้อมูลดีๆจาก manager.co.th
เรียบเรียงข้อมูลโดย ThaiJobsGov.com
[ads=center]
